2015年11月19日

【オンライン法務部メールマガジン】2015年11月号/第39号/[中小企業が行うべき【マイナンバー対策】とは?]

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2015年11月号 第39号
テーマ [中小企業が行うべき【マイナンバー対策】とは?]

発行 オンライン法務部
http://www.olld.jp/
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[1] ご挨拶
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11月半ばを過ぎたというに、暖かいですねぇ・・・。とりあえず、第39号です。

今回のテーマは、阿部尚武税理士から
「中小企業が行うべき【マイナンバー対策】とは?」についてです。

編集/茂木


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[2] 中小企業が行うべき【マイナンバー対策】とは?
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マイナンバーは、番号法が個人情報保護法を基幹としているため、
マイナンバーを扱う際には、法律により定められた取扱いと十分な安全管理措置が
必要になることは、すでにみなさんご承知のことだと思います。

※マイナンバーに関する安全管理措置については下記のリンクを参照してください。
http://lineblog.me/abezeirishi/archives/1042898670.html

なお、マイナンバーの取扱いの流れは下記のリンクを参考にしてください。
http://lineblog.me/abezeirishi/archives/1043494680.html

ただし中小企業の場合にそのまま安全管理措置を導入することは
正直、現実的ではありませんよね。その理由は、主に3つあると考えられます。

※安全管理措置を導入する事が現実的でない理由
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1.マイナンバー(個人番号)関係事務がほとんどない
2.マイナンバーを預かる件数が少ない
3.物的・人的コストがほとんどかけられない
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さて、全ての中小企業にマイナンバー対策が求められているのでしょうか。
実は、中小企業(従業員が100名以下の事業所)にはマイナンバーの取り扱いに関して、
安全管理措置に対する軽減措置が認められています。
(但し、この軽減措置が認められない業種があり、特に個人情報を5000件以上扱う
事業者はこの軽減措置は認められていませんので少しだけ注意が必要です。)

この軽減措置によれば、安全管理措置の実施は強制されず、実施可能な部分
から実施して下さいと定められています。

上記の軽減措置を踏まえ、実際にマイナンバーの取り扱いはどのようにすれば
良いのでしょうか。
上記の【安全管理措置を導入する事が現実的でない理由】を踏まえながら
検討したいと思います。

まず、従業員の少ない事業者は、人の出入りも少ないはずです。
また、そもそもマイナンバーを提供する事務も年に1〜2回程度と殆どないので、
事務を行う際には保管場所から取り出して、書類に手書きすれば良いのです。
さらにパソコンを使わなければ、そもそも技術的な管理は必要ありません。
ですので、給与ソフト等にマイナンバーを登録することはやめましょう。
マイナンバーは紙のファイルに保管し、鍵のついた棚に保管すれば大丈夫です。

また、管理方法も一度定めてしまうと実行しなければなりません。ですので、
不用意に取扱規程を定めるのは止めましょう。一度定めてしまうと手間ばかり
増えてしまいます。基本方針を公表し、マイナンバーに関する取り組みを
周知すれば良いです。
基本方針には、簡単な取り扱い方針が記載されていますし、これを周知することで
従業員等の信頼が増し、事務協力に対する周囲の理解が深まります。

さらに、利用目的通知書を従業員等に配布しましょう。個人情報保護法上の
義務も果たせ、周囲からの信頼アップにもつながります。

よって、軽減措置が認められる中小企業のマイナンバー対策は以下の通りです。

※最低限のマイナンバー対策
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1.取扱規程は作成しない
2.基本方針を作成して公表する
3.利用目的通知書を作成して従業員等に配布する
4.マイナンバーを記載する事は極力避ける
5.マイナンバー管理にはパソコンを使わず、紙で保管する
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マイナンバー法には罰則規定があり、いざというときには会社を守らなければ
ならないので、全く何もしないのは良くありません。会社の規模に応じた適正な措置
を講じましょう。

執筆 阿部尚武税理士事務所 所長
税理士 阿部尚武
URL http://www.abekaikei.com/


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